Il lockdown prossimo venturo

Mentre ci prepariamo a vivere questa nuova fase dell’emergenza, è necessario ampliare la prospettiva: lo è soprattutto per le aziende e le organizzazioni che hanno fatto esperienza del lockdown appena trascorso. In questo articolo, Antonio Pedna, relatore del webinar Il Coronavirus e la gerarchia dei controlli: una strategia per definire le misure di prevenzione e protezione, organizzato da Wolters Kluwer e Teknoring, descrive lo scenario futuro e soprattutto, in modo analitico spiega cosa dovrebbe fare un’azienda previdente che uscendo dal lockdown si trova in fase di riapertura, consapevole dei rischi che l’emergenza Covid-19 comporta. 

Dal Lockdown alla Fase 2: la riapertura

E così abbiamo riaperto. È stata dura, psicologicamente come economicamente, ma ce l’abbiamo fatta. Tutti indossiamo le mascherine, ci laviamo spesso le mani e abbiamo imparato a mantenere le distanze in azienda, all’ingresso come negli spogliatoi, in ufficio, in officina. È un po’ triste in mensa, o in ufficio o nel cortile, mangiarsi un panino portato da casa, lontani l’uno dall’altro, ma ci si adatta a tutto. E mentre aspettiamo tutti che sia inventato un vaccino, che poi dovrà anche essere prodotto e distribuito, convivendo con il virus dobbiamo prendere in considerazione che, qua o là, prima o poi, ci possa essere una recrudescenza, e questa volta non sarà ammissibile farci trovare impreparati. Per prima cosa è necessario predisporre una rete di monitoraggio e lavorare agli scenari di riferimento: raccogliere i dati per consentire un’allerta tempestiva non serve a niente se non sono già definite le modalità di risposta alle varie situazioni che possono verificarsi. Questa però è una responsabilità di chi ci governa, inclusi gli enti locali. Chi gestisce le imprese dovrà comunque mettere in conto che nei prossimi mesi ci potranno essere limitazioni di vario carattere alla mobilità personale, dal momento che il contagio si diffonde attraverso i contatti personali. Questo non può avvenire che definendo una strategia di risposta ai vari scenari disposti dall’autorità.

I DPI per i lavoratori e i collaboratori e i dispositivi per la sanificazione

È necessario fare una valutazione dei dispositivi di protezione individuale e delle altre attrezzature, come ad esempio dispositivi per la sanificazione, nonché tutti i servizi finalizzati alla protezione dei lavoratori, che sono diventati necessari a causa delle nuove circostanze. Riguardo a questi, è prudente non limitarsi a tenere conto le mere necessità lavorative, perché un’organizzazione non può farsi mettere in crisi dall’impossibilità di un suo collaboratore di giungere al lavoro perché un’ordinanza locale impone la mascherina negli spazi pubblici e lui non è riuscito ad approvvigionarsene. Abbiamo avuto esperienza delle difficoltà nelle quali ci si può imbattere, nei momenti di crisi, per l’approvvigionamento di beni per i quali ci sono molte richieste, per cui è consigliabile valutare la possibilità di costituire stock consistenti.

Per ovviare al lockdown c’è la Business continuity in emergenza

Il secondo problema da affrontare è quello relativo alla capacità dell’organizzazione di restare attiva anche quando sono operativi provvedimenti di limitazione della mobilità e delle relazioni. Il primo caso è relativo alle possibili limitazioni nei trasporti pubblici e della capacità di movimento privato, con misure che possono andare dall’imposizione di una ridotta capacità dei mezzi, alla riduzione delle corse fino al blocco totale della circolazione. È chiaro che le contromisure dipendono dal numero di persone che è necessario che raggiungano il posto di lavoro, per cui è necessario promuovere, per le mansioni per cui questo è possibile, il lavoro a distanza, regolamentarlo e stabilizzarlo, per andare oltre la condizione di emergenza passata, durante la quale si è fatta di necessità virtù.

Cosa fa un’azienda previdente dopo aver provato cosa il lockdown? L’importanza del contatto con le amministrazioni locali

Un’azienda previdente approfitterà di questo periodo di riapertura per valutare le necessità ed implementare le necessarie procedure e infrastrutture, in sede e presso i domicili delle persone chiave. Per quanto riguarda le attività che debbono essere svolte in azienda, è consigliabile che le aziende e le loro organizzazioni prendano contatto innanzitutto con le amministrazioni locali, per definire le esigenze di mobilità su tratte molto specifiche, che possono essere, ad esempio, quelle tra principali stazioni ferroviarie e impianti o distretti industriali, o centri direzionali, nonché soluzioni tecniche e procedurali per la migliore gestione di questi trasporti. È il caso di valutare magari anche la possibilità di rivolgersi ad operatori privati, con soluzioni ad hoc per ogni evenienza.

Processi aziendali sotto la lente d’ingrandimento per ovviare a un lockdown

Sempre per restare nell’ambito dell’organizzazione, occorrerà analizzare i processi aziendali per determinarne la loro eventuale labilità: quali di essi possono essere messi in pericolo dalla mancanza improvvisa di persone chiave, degli esiti di altri processi o di interazioni che vengono a cessare perché le persone non riescono a raggiungere il luogo di lavoro. Le cause possono essere diverse: il lockdown, la malattia, la quarantena, o magari perché le forniture sono bloccate o un partner o un fornitore strategico affronta queste difficoltà. In questo caso ridondanza è la parola magica: dovranno essere predisposti processi alternativi e centri decisionali di supporto, mentre sarà il caso di organizzare mix di forniture, possibilmente provenienti da aree geografiche differenti, in modo da diminuire la probabilità che l’azienda venga messa in crisi da un blocco improvviso.

Pianificare in modo efficiente i processi di chiusura e di riapertura

È sempre questa l’occasione per pianificare in modo ordinato ed economico i processi di chiusura e di riapertura, che eventualmente potrebbe diventare necessario attivare in caso di un aggravamento dei contagi: le priorità e le sequenze per evitare al massimo le perdite, valutando scenari di limitazioni e stop, parziali e differenziati, nell’auspicio che non sia necessario chiudere tutto e farlo in una sola soluzione.

I canali d’informazione e la loro gestione

Non bisogna dimenticare la gestione dell’informazione: è consigliabile definire canali affidabili per le informazioni in ingresso, che sono quelle sulle quali saranno prese le scelte, così come è opportuno valutare in anticipo come e cosa comunicare con le varie parti interessate, quali informazioni della condizione e della strategia aziendale condividere, con chi e a chi compete la diffusione di queste informazioni. Questi aspetti sono da tenere in considerazione per le organizzazioni di ogni dimensione, in rapporto alla loro scala.

La ISO 22301: lo standard di riferimento del momento

È questa l’occasione, per un’azienda aperta alle innovazioni, di considerare di svolgere questo lavoro facendo riferimento allo standard ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements, che definisce i criteri per l’implementazione di un sistema di gestione per la business continuity, che può essere definita la capacità di mantenere le funzioni essenziali di una organizzazione in caso di eventi disastrosi.

Un sistema di gestione è la rappresentazione formale di come si è strutturata una organizzazione per essere sicura di raggiungere i propri obiettivi. I sistemi di gestione possono essere finalizzati ai più differenti risultati: gestione finanziaria, relazioni con la clientela, rispetto della normativa.

Adottare sistemi di gestione standard presenta una serie di vantaggi: sono definiti e vengono aggiornati sulla base dei risultati dell’adozione da parte di innumerevoli organizzazioni in tutto il mondo. La loro efficacia è testata al di là delle capacità di qualsiasi singola impresa, sono interoperabili, ovvero adatti alla maggior parte delle situazioni, e le loro prestazioni confrontabili e sono certificabili, ovvero una terza parte autorevole può essere chiamata a garantire della corretta implementazione dei principi nell’organizzazione, una questione che può essere importante per molte aziende.