Come funziona l’accesso agli atti, tra onerosità e gratuità

L’estrazione dei documenti richiesti con istanza di accesso agli atti è subordinata al pagamento del costo di riproduzione e dei diritti di ricerca e di visura. È quanto chiarito dal TAR Lazio, Roma, sez. IVter, ordinanza collegiale n. 3374 del 14 febbraio 2025.

Istanza di accesso agli atti: il fatto

Nel corso di un giudizio per l’impugnazione degli esiti di un concorso pubblico per l’accesso ai ruoli del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale nell’area funzionari, la ricorrente avanzava richiesta di accesso alla documentazione del concorso relativa a diversi soggetti. Per l’evasione dell’istanza, tuttavia, il Ministero chiedeva il pagamento di circa € 350. Richiesta ritenuta eccessiva e contestata dalla ricorrente in quanto la documentazione del concorso era in formato digitale, e se ne richiedeva la trasmissione a mezzo posta elettronica, sia perché, l’importo dei diritti di ricerca previsto dal regolamento era stato forfettariamente quantificato in € 12,50.

Il TAR, tuttavia, richiamato il quadro normativo di riferimento, ha ritenuto legittima la richiesta ed ha così rigettato il ricorso incidentale per l’accesso presentato dalla ricorrente.

L’onerosità dell’accesso

La questione rilevante nel giudizio in esame attiene all’onerosità del diritto di accesso. Come noto, infatti, il diritto di accesso ex l. n. 241/1990 consente di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi.

La pronuncia in commento discute dell’estrazione di copia dei documenti richiesti. Tale modalità di esercizio del diritto di accesso è, però, subordinata soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura. La richiesta di pagamento di diritti di ricerca o di copia viene riconosciuta quale misura di collaborazione fra Amministrazione – che deve svolgere una attività di reperimento, riproduzione e trasmissione della documentazione richiesta – ed il cittadino che concorre, corrispondendo i dovuti diritti, alle spese aggiuntive connesse alla ridetta attività amministrativa.

È infatti evidente che l’incremento delle attività connesse all’attuazione del principio di trasparenza abbia dei costi in termini di tempo e di risorse organizzative, in termini di politica economica, oneri che vanno quindi finanziati attraverso la fiscalità. Nel caso all’attenzione del TAR, la somma complessiva diveniva pari a € 349,75.

Importo ritenuto legittimo in ragione del carattere massivo dell’istanza formulata, recante plurime richieste riferite a documentazione differente sia per l’oggetto che per i soggetti.

La gratuità della presa visione

Per contro, prendere visione dei documenti amministrativi non determina alcun costo per l’istante: le disposizioni della l. n. 241/1990 (articolo 25) sono chiare nel sancire l’assoluta gratuità dell’esame dei documenti. Il principio di diritto è quello della gratuità del diritto di consultazione dei documenti amministrativi: nessun importo è dovuto per “i diritti di ricerca”. Solo una volta visionata la documentazione messa a disposizione, si potrà poi decidere se estrarne copia o meno.

Tali principi sono stati recentemente chiariti dalla sentenza n. 22196/2024 del TAR Lazio, Roma, Sez. II quater.

Nel caso all’attenzione del TAR Lazio, la richiesta di accesso documentale presentata dalla ricorrente veniva subordinata la visione della documentazione richiesta al pagamento dei diritti ricerca, quantificati in € 80,00. L’istante ricorreva innanzi al TAR affinché – previo annullamento della nota di riscontro nella parte in cui subordina la mera visione della documentazione al versamento di euro 80,00 – fosse accertato il proprio diritto di prendere visione dei documenti richiesti senza alcun onere economico. Il TAR ha accolto il ricorso, ritenendo illegittima la richiesta del Comune e così annullandola in conformità con altri precedenti in materia, tra cui anche Cons. St., Sez. III, 12 febbraio 2024, n. 1366; TAR Lazio, Sez. I quater, 30 giugno 2023, n. 10964.

Istanza di accesso agli atti e principi di diritto da rispettare

La contestazione mossa al Comune era relativa alla richiesta, anche per il solo esame della documentazione, dei diritti di ricerca e visura. Il principio di diritto applicato dalla sentenza in commento è quello della gratuità del diritto di consultazione dei documenti amministrativi. È bene chiarire, a scanso di equivoci, che ad essere illegittima è la richiesta di pagamento per la sola attività di ricerca al fine di prendere visione della documentazione. Al contrario, per l’estrazione di eventuale copia rimane comunque dovuto il pagamento degli ulteriori oneri.

Altro tema che rimane sullo sfondo è quello dei costi per l’accesso esercitato in via telematica che, in linea di principio, dovrebbe essere gratuito, come chiarito ancora una volta dalla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi con il parere reso nella seduta del 19 dicembre 2013.