Come scrivere una procedura?

Sommario Quando è necessario scrivere una procedura? In cosa consiste la procedura? Qual è l’obiettivo della procedura? Cosa è necessario analizzare? Caratteristiche di una procedura ben scritta Le procedure non dovrebbero essere considerate come una costrizione La checklist, elemento chiave delle procedure Altri elementi vincenti di una procedura ben scritta

Una procedura è un oggetto ben definito del sistema per la prevenzione e la protezione dei rischi. Innanzitutto, le procedure hanno una posizione molto chiara all’interno della gerarchia dei controlli, la regola definita dalla professione per stabilire la tipologia di controllo del rischio più adatta al livello di priorità definita con la valutazione dei rischi: una procedura è un controllo organizzativo del rischio, che ha come scopo definire il modo in cui il lavoratore esposto si relaziona con l’attività pericolosa.

La gerarchia dei controlli dice che i pericoli devono prioritariamente essere evitati. Il rischio residuo che può essere presente va gestito cercando di sostituire la fonte del pericolo con qualcosa di non pericoloso o di meno pericoloso. Se in seguito all’introduzione di questi controlli, il rischio rimane a livelli non accettabili, il datore di lavoro deve prioritariamente utilizzare sistemi di protezione ingegneristici, separando fisicamente il lavoratore dalla fonte di pericolo.

Quando è necessario scrivere una procedura?

I controlli amministrativi, e quindi le procedure, entrano in gioco se, esaurite le possibilità di utilizzare protezioni fisiche, il rischio resta a livelli tali da non potere essere ammessi dalla norma o dalla politica aziendale. Una grave responsabilità per il datore di lavoro e per il suo ausiliario tecnico, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, che scelgono e definiscono il contenuto delle procedure, perché queste, in altre parole, non sono ammesse in sostituzione di misure di prevenzione e protezione dei rischi più efficaci, qualora potessero essere adottate.

In cosa consiste la procedura?

Una procedura è, letteralmente, una sequenza di istruzioni finalizzata a svolgere un determinato compito, un processo. Secondo i principi della qualità, un processo è qualcosa che trasforma un input in un output. È quindi pratico individuare come punti iniziali e finali della sequenza, due momenti che posseggano qualche requisito di stabilità, condizioni che possano persistere, per un periodo di tempo anche solo relativamente lungo, senza la necessità di interventi straordinari. Questo servirà innanzitutto a stabilire lo scopo della procedura, ovvero il perimetro della sua applicazione.

Le modalità con le quali le diverse organizzazioni gestiscono le loro informazioni documentate può rendere necessario assegnare alle procedure codici alfanumerici che possono essere anche complessi, e comunicare il loro significato solo alle persone che possiedono la relativa chiave di lettura. Sarebbe bene, però, che questi documenti avessero anche un titolo, possibilmente in linea con il loro contenuto.

Qual è l’obiettivo della procedura?

Lo scopo della procedura dovrebbe essere sintetizzato dal titolo, ed è consigliabile che sia approfondito nel primo capitolo del documento, da intitolare appunto scopo, nel quale descrivere un po’ più articolatamente in quali condizioni è necessario applicare queste regole e qual è il risultato che ci si aspetta di ottenere.

Cosa è necessario analizzare?

Per scrivere una procedura è necessario analizzare i processi produttivi necessari a svolgere una particolare operazione, scomponendoli nei dettagli necessari a individuare le condizioni in cui è necessario agire e, soprattutto, il tipo di azione richiesta.

Facendo questa operazione, occorre considerare che uno dei principi che è necessario seguire per assicurare la massima efficacia al sistema di prevenzione aziendale è quello dell’integrazione coerente della prevenzione nelle condizioni tecniche produttive, concetto esplicitato nel Decreto Legislativo 81 del 2008 all’articolo 15 Misure generali di tutela, l’interpretazione italiana della gerarchia dei controlli.

Questo significa che non è efficace ai fini della prevenzione – oltre a non essere consentito dalla legge – stabilire una modalità di lavoro e poi definire i controlli del rischio indipendentemente da questa.

La valutazione dei rischi e la gerarchia dei controlli vanno applicati alla pianificazione delle attività lavorative: occorre quindi prendere in considerazione la possibilità di modificare i processi lavorativi per raggiungere una condizione di protezione dei lavoratori più efficace.

Caratteristiche di una procedura ben scritta

Una buona procedura descrive le azioni nella successione in cui devono essere eseguite, utilizzando liberamente, quando può essere utile, elenchi puntati o numerati o magari indicazioni grafiche, con disegni e fotografie esplicative. È scritta utilizzando costruzioni sintattiche che identificano chiaramente il soggetto che deve compiere l’azione e l’azione stessa: l’operatore tale compie questa operazione. No, quindi, a forme riflessive, neutre o burocratiche.

Analogamente, le espressioni gergali e le sigle vanno utilizzate solo se sono comuni in quella particolare disciplina lavorativa e avendo cura di chiarirne il significato in un capitolo definizioni.

Le procedure non dovrebbero essere considerate come una costrizione

Il difetto delle procedure è che a volte sono considerate come una costrizione, specialmente da quegli operatori più esperti che si ritengono superiori alle regole.

Se si valuta che sia importante definire un solo modo corretto per eseguire questa operazione, è consigliabile anche cercare di immaginare le condizioni nelle quali possono verificarsi violazioni, per rinforzare in qualche modo i vincoli che costringono ad operare, invece, secondo metodologie prestabilite.

I momenti chiave in cui possono capitare deviazioni significative possono essere gestiti con l’introduzione di controlli esterni, come la presenza di un supervisore o il suo benestare scritto, con un permesso di lavoro, o chiedendo di documentare il rispetto dei prerequisiti attraverso la compilazione di una checklist.

La checklist, elemento chiave delle procedure

In particolare, la checklist è un supporto che può essere molto utile, qualora occorra tenere sotto controllo condizioni lavorative che possono cambiare in conseguenza di scelte operate dal personale che esegue il lavoro sul campo, perché consente di integrare con un solo documento sia le informazioni necessarie per riconoscere e gestire le situazioni che si possono verificare, sia la registrazione dell’operazione eseguita.

Se le procedure sono relative all’utilizzo di attrezzature e macchine complesse, sarebbe consigliabile valutare la possibilità di modificare l’attrezzatura per impedirne gli usi non previsti.

Per questo motivo, alcuni produttori si tutelano da interventi non autorizzati sulle macchine che mettono in commercio, utilizzando viti e bulloni sagomati in maniera particolare, sui quali non è possibile agire con utensili comunemente in commercio. Per la stessa ragione, può capitare che la rimozione dei dispositivi di sicurezza da una macchina ne renda impossibile l’avviamento.

Altri elementi vincenti di una procedura ben scritta

Una procedura, però, non può essere completa con la sola descrizione delle azioni da fare. Dal momento che si tratta di una informazione necessaria per il corretto funzionamento di una organizzazione, deve essere corredata degli elementi fondamentali per integrarsi con essa.

È consigliabile che sia presente un capitolo che elenca i riferimenti che sono stati tenuti in considerazione per il suo studio: leggi, norme tecniche disposizioni aziendali. Siccome queste informazioni sono soggette ad essere aggiornate, non è sufficiente indicarle con il solo titolo, ma sarebbe opportuno anche registrare la revisione o la data di pubblicazione. Analogamente devono essere individuati i ruoli e descritte le responsabilità per i soggetti coinvolti nei processi regolamentati.