La trasmissione a distanza dei documenti e la posta elettronica certificata

Per assicurare la certezza legale sull’invio e sulla ricezione del messaggio occorre la PEC. Ecco come

La posta elettronica non può assicurare alcuna certezza legale sull’invio e sulla ricezione del messaggio o dei documenti ad esso allegati. Per rendere la posta elettronica equipollente ad una lettera raccomandata con avviso di ricevimento occorre, invece, la posta elettronica certificata. Quest’ultima, a norma dell’art. 48 del CAD, rende la trasmissione del documento informatico per via telematica equivalente «alla notificazione per mezzo della posta» in tutti i casi in cui la trasmissione a distanza richieda una ricevuta di invio e di consegna.
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La disciplina di dettaglio della PEC è contenuta nel D.P.R. n. 68 del 2005, il cui art. 3, modificando l’art. 14 del TU sulla documentazione amministrativa, dispone che «Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore».

Come funziona la PEC?

Il meccanismo utilizzato dal sistema per garantire al mittente una data certa di invio e ricezione degli atti è affidato ad una serie di ricevute (di accettazione e di consegna) rilasciate al mittente dal suo gestore di posta elettronica e del gestore del destinatario.
Il fornitore del servizio, accettato il messaggio previa identificazione del mittente, restituisce una prima ricevuta di accettazione sottoscritta con firma digitale e munita di marca temporale. Successivamente invia il messaggio al fornitore del servizio del destinatario, che provvede a depositare i documenti nella casella di posta del destinatario.

Eseguita la consegna, il gestore del servizio del destinatario invia al mittente, tramite il suo gestore, una ricevuta di consegna, firmata con firma digitale, attestante l’avvenuto recapito.
Ovviamente, nessuno dei gestori può garantire la lettura del messaggio da parte del destinatario, così come l’agente postale può solo attestare di avere consegnato la raccomandata o di avere depositato il plico nella cassetta della posta. La ricevuta di avvenuta consegna, a norma dell’art. 5 del citato D.P.R. n. 68, fornisce al mittente soltanto la prova che il suo messaggio è stato consegnato all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione.

L’art. 48, comma 2, del CAD, secondo il quale la trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata con la posta elettronica certificata, «equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta» va letto insieme all’art. 45, comma 2, dello stesso testo. Secondo questa disposizione, «Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore».

Il CAD ammette poi la trasmissione dei documenti ad una pubblica amministrazione «con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la provenienza» senza che sia necessaria la trasmissione del documento originale (art. 45) e impone, nelle comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni, l’uso della posta elettronica o l’accesso in cooperazione applicativa, anche ai fini del procedimento amministrativo a condizione che ne sia verificata la provenienza (art. 47).

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